Effizienz
Aus der Praxis – für die Praxis
Eine mittelständische Hausverwaltung stand vor einer Herausforderung, die viele kennen: zu viele Insellösungen, zu wenig Transparenz. Excel-Listen, getrennte Dokumentenarchive, unstrukturierte Kommunikation – wertvolle Zeit ging täglich verloren. Die Lösung: eine zentrale Plattform, die alle Geschäftsprozesse abbildet, digitalisiert und vernetzt. Mit CAJAC wurde diese Vision Realität.
Informationsportal für die Verwaltung und Bewirtschaftung von Wohneigentum und Gebäuden und deren Einrichtungen und Anlagen
Qualitätssteigerung und Kostenreduktion
Kopplung zu bestehenden Systemen unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche
Überwachung der Prozesse im WEG und FM Bereich
CAJAC ist ein auf modernster Softwaretechnologie aufbauendes Programm-System für mittelständische und kleine Unternehmen aus den Bereichen Hausverwaltung und Facility Management.
- Automatisierung der Routinetätigkeiten
- Zentrale Bürokommunikation (Mail, Telefon, Fax)
- Einheitliche, strukturierte Ablage aller Dokumente
- Schnelle Informationsbereitstellung durch geringe Suchzeiten
- Optimierung von Serviceleistungen
- Entscheidungsvorbereitung durch hochwertige Grundlagedaten
- Mengengerüste und Nachweise für die Gebäudewartung
- Höhere Anlageverfügbarkeit durch proaktive Wartung von Anlagen
Im Bild ist schematisch die CAJAC-Architektur als modernes 3-Schichtmodell mit Frontends, Applikationsserver und Datenbank dargestellt. Das System ist modular aufgebaut und enthält eine große Zahl von Schnittstellen zu Anwendungssystemen
Das CAJAC Dokumentenmanagement ist vollständig in die Module Hausverwaltung und Facility Management integriert. Es ermöglicht das Anlegen, Verwalten und Archivieren von Dokumenten unterschiedlichster Art. Dokumente können über beliebige Suchkriterien schnell gefunden und zur Bearbeitung oder zur Ansicht aufgerufen werden. Die Dokumente können direkt mit Objekten, Adressen, Projekten usw. verknüpft werden. Durch Mehrfachverknüpfungen und strukturierte Ablagemöglichkeiten in logischen Ordnern ist das Wiederfinden stets gewährleistet. Im integrierten Viewer werden die Dokumente sofort angezeigt. Mit dem optionalen CAJAC-Scan-Modul können eingescannte Dokumente verarbeitet, verwaltet und zugordnet werden
Die integrierte CAJAC Serienbrieffunktionalität ermöglicht eine äußerst effiziente Serienbrieferstellung und -ausgabe. Durch Auswahl vorbereiteter Dokumentvorlagen (Word) mit individuellen Platzhaltern (z.B. für die Anschrift) und Textbausteinen können standardisierte Serienbriefe schnell erstellt werden. Die optionale Kopplung an Kuvertierlösungen bzw. eine Übergabe an das Webportal ergibt weiteres Automatisierungspotential. Die einzelnen personalisierten und gedruckten Dokumente können automatisch mit den Empfängern verknüpft und archiviert werden.
Die (Immobilien-)Objekte bilden die zentralen Bausteine des CAJAC Facility Management. Objekte sind in erster Linie Gebäude, Gebäudeanlagen oder Liegenschaften. Diese können sich in Unterobjekte oder in Einheiten gliedern. Beispiel: Ein Wohngebäude (Objekt) enthält Eigentumswohnungen (Einheit). Alle Gebäudeinformationen werden in einem virtuellen Gebäudemodell strukturiert und in der zentralen Datenbank gespeichert. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um grafische und alphanumerische Daten. Alle CAJAC-Anwendungen greifen auf diese Datenbasis zu.
Im weiteren Sinne sind Objekte aber auch technische Geräte bzw. Ausrüstungen der Gebäude. Diese Begriffe sind im Bereich Wartung und Instandhaltung von Bedeutung und werden dort auch detaillierter abgehandelt.
Die Grundlage für die optimale Unterstützung der FM-Prozesse ist eine vollständige und aussagefähige Bestandsdokumentation. Das sind grafische und alphanumerische Bestandsdaten, Prozess-, Leistungs- und kaufmännische Daten sowie Zustands- und Verbrauchsdaten. Diese FM-Daten liegen meist in Form von Textdokumenten, CAD-Zeichnungen und Plänen, Listen, Tabellen und Bildern vor. CAJAC verwaltet all diese Daten und bietet unternehmensweit einen schnellen und strukturierten Zugriff. Dabei können flexible Suchkriterien auf Attribute und Hierarchieebenen zur Suche angewendet werden. CAJAC bietet durch sein optimales Dokumentenmanagement zusammen mit der komfortablen Scan-Schnittstelle sowie umfangreichen Import-Schnittstellen ideale Voraussetzungen für eine effiziente Erfassung, Verwaltung und Übernahme der Bestandsdaten.
Im Detail bietet CAJAC Verwaltungsfunktionalitäten unter anderem für folgende Daten:
- Objektbeschreibende Stammdaten wie Standort, Liegenschaft, Gebäude, Etage, Raum usw.
- Strukturdaten wie Abhängigkeiten und Zuordnungen (z.B. Raum in Gebäude)
- Vorlagen und Auswahllisten für Attribute (z.B. Flächenart, Nutzung)
- Weitere Kundenspezifische Attribute und Daten (z.B. IT-Ausstattung, Mobiliar)
- Zugeordnete Daten aus anderen CAJAC Bereichen: Möbel und IT-Ausstattung in Räumen, Mitarbeiter oder Gruppen in Räumen oder Zonen, Zuordnung der Räume zu Kostenstellen
- Service zu Flächen und Räumen (Reinigung, Heizung, Lüftung)
- Auswertung der Daten in unterschiedlichen Formen (z.B. Berichte, Grafische Darstellungen)
Kalender und Termine sind wichtige Instrumente zur sicheren Planung, Durchführung und Kontrolle der Aufgaben im Bereich Hausverwaltung und Facility Management.
Beispiele: Planung und Durchführung von WEG-Versammlungen, Wartungstermine (Inspektionspläne), Objektbegehungen mit mobilen Geräten und Software CAJAC Mobile (Checklisten, Dokumente), usw.
Neben dem manuellen Anlegen von Terminen, können diese auch automatisch durch Terminserien angelegt werden. Direkter Zugriff auf die mit dem Termin verknüpften Daten (z.B. Dokumente) sowie automatische, einstellbare Wiedervorlage von Terminen sind selbstverständliche Funktionalitäten.
Terminserien sind wiederkehrende Termine. Sie werden zentral angelegt, geplant und erzeugen automatisch die Termine im zentralen CAJAC-Kalender für einen bestimmten Zeitraum. Es gibt eine automatische Terminfortschreibung. Sie sorgt dafür, dass rechtzeitig vor Ablauf eines Terminierungszeitraumes erneut die Termine für den Folgezeitraum angelegt werden. Bei der Anlage von Terminserien können verschiedene Intervallarten gewählt werden: arbeitstäglich, täglich, wöchentlich, monatlich usw. Beliebige Zuweisung von Personal ist möglich.
Die Begriffe Tätigkeit, Prozess und Workflow stehen in engem Zusammenhang und sind wichtige Teile von Geschäftsprozessen und anderer organisatorischer Vorgänge. Durch den in CAJAC integrierten Workflow Manager werden die Arbeitsschritte (Tätigkeiten) hinsichtlich zeitlicher, logischer und bedingter Reihenfolge kontrolliert. Dazu gehören auch die zur Laufzeit benötigten Programme und Funktionen zur Ablaufkontrolle.
Die Tätigkeit (oft auch als Aktivität bezeichnet) ist die kleinste Arbeitseinheit, die in CAJAC verwaltet wird. Zum Beispiel eine Besprechung, ein Telefonat, ein Besuchstermin oder „einen Brief schreiben“. Aber auch eine Reparatur durch den Hausmeister ist eine Tätigkeit in diesem Sinne.
Tätigkeiten haben einen Anfangs- und einen Endzeitpunkt, aber auch einen Fälligkeitstermin
(= planmäßige Fertigstellung) und einen Wiedervorlagetermin.
Tätigkeiten sind immer einem Benutzer zugeordnet und gehören zu einem bestimmten (Immobilien-)Objekt. Zur Archivierung können sie in den CAJAC Ablageordnern strukturiert abgelegt werden. Außerdem sind verschiedene Auswertungen über wählbare Zeiträume möglich, z.B. zum Zwecke der Abrechnung oder für Statistiken.
Unter Workflow versteht man die Abfolge von Arbeitsschritten, die von Personen oder von Computersystemen (teil-) automatisiert durchgeführt werden. Dabei werden zwischen den Beteiligten zielgerichtet Informationen ausgetauscht und weitergeleitet. Die Gesamtheit aller einzelnen Schritte wird auch als Prozess bezeichnet.
Das CAJAC Instandhaltungsmanagement umfasst die Planung und Steuerung sowohl vorbeugender, geplanter Instandhaltungsmaßnahmen, als auch die Abwicklung außerplanmäßiger Maßnahmen zur Störungsbehebung und Instandsetzung.
Wichtige Ziele der Instandhaltung sind insbesondere: Höhere Verfügbarkeit und Lebensdauer, Reduzierung von Störungen, Senkung von Energiekosten, Steigerung der Wirtschaftlichkeit.
CAJAC Mobile, die Lösung wenn es um die flexible mobile Erfassung von Daten im kommerziellen Umfeld geht.
Mobile Datenerfassung ist eines der Themen, die im Hinblick auf die Verfügbarkeit von Tabletts und Smartphone in stärker an Bedeutung gewinnen.
Viele der sich auf dem Markt befindliche Datenerfassungslösungen sind von ihrem Lösungsansatz. auf definierte Aufgabenstellungen abgestimmt und genau für diesen Zwecke entwickelt.
Typische mobile Lösungen im Industrieumfeld, sind z.B. der Einsatz bei Paketdienste, Lagerverwaltungsaufgabe, Erfassung von Wartungsaufgaben im Facility Management Umfeld. Viele dieser Lösungen basieren nach wie vor auf proprietären Lösungsansätzen, die zumeist auf spezielle Datenerfassungslösungen abgestimmt sind.
CAJAC Mobile stellt eine Plattform / Baukasten zur Verfügung um ihre speziellen Anforderungen kostengünstig mit handelsüblichen Tabletts und Smartphone zu lösen.
Stellen sie uns auf die Probe, wir liefern ihnen ein komplettes Datenerfassungskonzept, abgestimmte auf ihre Aufgabenstellung.
Wir unterstützen alle Formen von Barcodes und RFID-Tags!
Branchen in denen wir Lösungen realisiert haben:
Medizintechnik
Unsere Lösung: Lückenlose Erfassung von Lieferungen von Medikamenten und medizinischen Geräten an Patienten (Home-Delivery)
Vorteile für den Kunden:
- Chargenverfolgung der Medikamentenlieferung beim Patienten
- elektronische Lieferscheine mit digitaler Unterschrift beim Patienten
- Erstellung von Lieferscheinen mit Liefernachweisen für kommerzielle Systeme zur Abrechnung mit den Krankenkassen
- Kontrolle und Auswertung der Liefertätigkeiten
- Seriennummernverwaltung auf Basis von Barcodes
- Auslastung des medizinischen Geräte
- Überwachung von Wartungsterminen der medizinischen Geräte (Fristenkontrolle)
- Lagerwirtschaft auf Basis von Barcodes
- u.v.m.
Realisiert mit handelsüblichen Android-Tablets
Liegenschaftsverwaltung
Unsere Lösung: Elektronisches Management diverser Aufgabenstellungen im Bereich Liegenschaftverwaltung (Facility Management)
- Komplette datenbankgestützte Erfassung der Liegenschaft mit Kostenstellenmanagement
- Kennzeichnung der Gebäude mit RFID-Tags
- Lagerwirtschaft
- Arbeitszeiterfassung mit monatlichem Arbeitszeitbericht
- Verwaltung von Handlagern mit Zuordnung zum technischen Personal (Inventurfähig)
- Erfassung aller verwendeten Geräte und sekundengenaue Zeiterfassung zur Kostenstelle
- Überwachung von Kostenlimits auf den jeweiligen Kostenstellen
- Schnelle Auswertungen über interaktive Pivotabellen
- Ausführliches Berichtswesen (komplett individuell anpassbar)
- Terminserien für wartungspflichtige Anlagen mit zum Gewerk individuellen Checklisten (Führen von Nachweisen)
- Zentrale Steuerung über CAJAC Clientsoftware auf PC-Arbeitsplätzen
- u.v.m.
Realisiert mit handelsüblichen Android-Tablets und Industrie PDA’s auf Basis von Windows Mobile